ICT Polska Centralna Klaster pracuje zdalnie

Marzec przyniósł nie tylko początek wiosny, ale także zupełnie nową rzeczywistość – pracę zdalną w niespotykanym dotychczas wymiarze. Praca zdalna („home office”), która większości kojarzy się z dodatkową korzyścią – przywilejem od pracodawcy, zwłaszcza w zawodach związanych z informatyką i nowymi mediami, stała się nagle codziennością niemalże całych organizacji – nie tylko przedsiębiorstw branży IT, ale też szkół (w tym wyższych), BPO i innych branż, w których podstawą pracy jest wiedza, komputer i stabilne łącze internetowe. To, co do tej pory było benefitem dla wybranych – najczęściej przez jeden albo kilka dni w miesiącu, stało się szarą codziennością dla wielu pracowników, teraz zamkniętych w czterech ścianach. A codzienność ta to nie tylko osiem godzin pracy „na kuchennym stole”, ale często pogodzenie obowiązków dwóch osób pracujących równocześnie z domu z opieką nad dziećmi. Według obserwacji osób z klastrowych firm, po początkowej euforii i wysokiej efektywności pracy, po około dwóch, trzech tygodniach pracownicy zaczęli zgłaszać sygnały, że praca męczy psychicznie i jest bardziej wyczerpująca niż typowa praca w biurze.
Firmy i instytucje zrzeszone w ICT Polska Centralna Klaster w sposób płynny przeszły w tryb pracy zdalnej – obecnie w niektórych przedsiębiorstwach nawet 800 pracowników jednocześnie pracuje zdalnie na serwerach firmowych. Przedstawiciele działów HR oraz władz zarządzających Uczestników Klastra od początku kryzysu działają na rzecz wsparcia organizacji pracy w tym niestandardowym okresie, wymieniając się również dobrymi praktykami w tym zakresie. Poniżej krótkie podsumowanie dobrych praktyk, prezentowanych podczas prac doraźnej grupy ds. pracy zdalnej Klastra, która spotyka się cyklicznie w poniedziałki na wideokonferencjach.
Oto wskazówki dla pracowników zebrane podczas spotkań:

  • Zachowuj higienę pracy – zorganizuj sobie odpowiednie miejsce pracy – miejsce, które pozwoli ci się skupić, pracować w odpowiedniej pozycji. Nie zapomnij o chwili „oderwania się” od komputera (wzrok też musi odpocząć) i krótkich ćwiczeniach fizycznych (pracując z domu często nie mamy do dyspozycji odpowiedniego krzesła i biurka).

  • Przygotuj się do pracy – praca z domu pozwala na maksymalne wykorzystanie czasu na sen, ale nie zaczynaj pracy przed poranną toaletą. Odświeżenie się i zmiana piżamy (choćby na służbowy dres domowy) może zdziałać cuda na rzecz zaangażowania i motywacji do efektywnej pracy.

  • Pamiętaj o bezpieczeństwie – korzystaj ze służbowego komputera w sposób odpowiedzialny, zablokuj do niego dostęp jak opuszczasz swoje stanowisko pracy (tak jak robisz to w biurze) i pamiętaj o zabezpieczeniu dokumentów przed domownikami i zwierzakami domowymi. Bardzo Ważny i Poufny Raport może zostać ozdobiony motylkami albo przypadkiem trafić do całej klasy Twojego dziecka – a tego chyba nie chcesz…

  • Przestrzegaj czasu pracy – co do zasady nie odbiega od wcześniej przyjętych zasad, pamiętaj, że mimo, że nie opuszczasz swojego „biura domowego”, nie jesteś w pracy całą dobę.

  • Wdróż „rutynę pracy” (trybu pracy w domu podobnego do trybu pracy w typowym biurze) – pamiętaj o przerwie na kawę czy lunch (analogicznie do tych w biurze). Poranne „daily” w postaci wideokonferencji z włączoną kamerą internetową w ramach zespołu pozwoli na budowanie zaangażowania, a także stanowi motywację do porannego "ogarnięcia się" przed rozpoczęciem pracy - analogicznie jak przed porannym wyjściem do biura.

  • Zaplanuj każdy dzień – z listą rzeczy do zrobienia, tak, żeby nic ważnego ci nie umknęło. Sprawy prywatne co do zasady powinny być wykonywane po godzinach pracy, a obowiązki służbowe wykonuj w czasie pracy.

  • Otwórz się na zmiany – pierwszą, największą jest praca zupełnie w trybie zdalnym. Być może będzie trzeba skorzystać z nowego narzędzia, wdrożyć zmiany organizacyjne czy zmienić rutynę pracy.

  • Bądź wyrozumiały – zarówno dla współpracowników, jak i przełożonych. Sytuacja jest trudna i nietypowa dla każdego. Problemy sprzętowe, domowy kryzys czy niezadowolony kot może się zdarzyć w każdym domu, i nie poczeka na rozwiązanie „po czasie pracy”.

  • Nie zapomnij o odpoczynku – pracujesz z domu, ale powinieneś mieć czas dla rodziny i na rozrywkę w czystej postaci. Dbaj o siebie, swoje ciało i umysł – okres ograniczeń społecznych kiedyś się skończy, Twój kot znowu przejmie władzę nad mieszkaniem - trzeba będzie wyjść z domu w pełni sił.

Czas wzmożonej (czy pełnej) pracy zdalnej to wyzwanie dla kadry zarządzającej każdego stopnia. Klastrowi managerowie wdrażają różne rozwiązania, aby spokojnie przejść przez ten nietypowy czas. Dobre praktyki zaproponowane przez Uczestników Klastra to między innymi:

  • Regularny kontakt pomiędzy pracodawcą a pracownikami. Codzienny komunikat z aktualnymi informacjami związanymi z bieżącą sytuacją epidemiczną, zaleceniami (czego unikać, na co zwrócić uwagę, co się dzieje w firmie), opracowany w jasny, czytelny i przyjazny sposób może podnieść morale w zespole.

  • Codzienne „odprawy” („daily”) – czy to jeden na jeden, czy w ramach zespołu, powinny odbywać się regularnie o wcześniej ustalonej porze, co pozwoli na zorganizowanie dnia dla wszystkich domowników (i np. pogodzenie telekonferencji ze zdalnym nauczaniem dzieci pracowników).

  • Dobrą praktyką jest opracowanie poradnika „jak pracownik może pracować przy własnym stole kuchennym ?”, który ułatwi pracownikom zaadaptowanie się do nowej codzienności.

  • Czas pracy zdalnej można wykorzystać na lepsze poznanie się zespołu - przedstawienie się nie tylko z perspektywy służbowej, ale np. pasji czy umiejętności. Część zespołów wykorzystuje okazję do „zdalnej” integracji na wzór regularnych spotkań integracyjnych, organizowanych przez pracodawcę.

  • Wideokonferencja, podczas której zespół może się zobaczyć, pozwala na ograniczenie poczucia izolacji we własnych czterech ścianach. Dodatkowo warto wpleść element nieformalny – proste „co słychać” i opowiedzenie np. o weekendzie pozwoli na zbudowanie większego poczucia przynależności do zespołu. Pomocna może też być wspólna wirtualna kawa.

  • Pracownicy często są bardzo chętni do pomocy. Warto tworzyć i promować „strefę wsparcia”, w ramach której pracownicy mogą prosić / oferować pomoc (jak choćby zrobienie zakupów, wyprowadzenie psa – być może ktoś mieszka obok starszych rodziców innego pracownika i może pomóc w przy okazji swoich codziennych aktywności).

  • Warto stopniowo zwiększać zaangażowanie pracowników - zwiększona komunikacja wewnętrzna pozwoli na większe zaangażowanie i zmotywowanie pracowników (może to być np. przypomnienie o szkoleniach online, angażowanie pracowników w aktywności quasi służbowe, wyrażenie wsparcia dla oddziałów firmy w krajach bardziej dotkniętych sytuacją epidemiczną).

  • Przygotowanie i regularna (np. cotygodniowa) krótka wiadomość od władz organizacji, najlepiej w formie video (a nie suchej wiadomości tekstowej), zawierająca podsumowanie sytuacji, wdrażane zmiany, ale nie tylko w wymiarze biznesowym, a także “ludzkim” (wynagrodzenia są niezagrożone, jeśli możecie - wspierajcie lokalny biznes itp.) pozwoli na większe zaangażowanie pracowników w życie firmy i większą lojalność.

W opracowaniu artykułu wykorzystane zostały materiały i informacje od: Asseco DS, Atos GDC, Ceri International, Commerzbank, Exaco, GFT, Makolab, Transition Technologies
Wszystkich zainteresowanych dołączeniem do poniedziałkowych telekonferencji zespołu prosimy o kontakt mailowy: office@ictcluster.pl .

 
#

Administrator Klastra

 +48 42 631 29 20

adres email

Fundacja Politechniki Łódzkiej, ul. Żeromskiego 116 90-924 Łódź